ホットフォルダ導入前に整理すべき3つのこと

── 仕組みを入れる前に、考えておきたい前提

ホットフォルダは、
シンプルで、現場に馴染みやすい自動化の形です。

だからこそ、
「とりあえず入れてみる」
という判断も起こりがちです。

しかし調査を進めると、
うまくいく現場ほど、
導入前に同じことを整理していることが分かりました。

① 何を「考えない作業」にしたいのか

最初に整理すべきなのは、
業務そのものではありません。

人が考えなくてもいい部分はどこか。

• 毎回同じ判断をしていないか
• 判断しているようで、実は決まっていないか
• 手順が暗黙知になっていないか

ホットフォルダが向いているのは、
「判断」ではなく、
「処理」そのものです。

② 例外は、どこで止めるのか

どんな業務にも、
例外は存在します。

重要なのは、
例外をなくすことではなく、
例外をどこで止めるかです。

• 例外はフォルダに入れない
• 別の場所に逃がす
• 人が見る前提にする

例外を無理に仕組みに入れないことが、
自動化を長く続けるコツです。

③ 失敗したとき、誰が気づくのか

自動化は、
人の目から離れた場所で動きます。

だからこそ、

• 失敗に誰が気づくのか
• どうやって気づくのか
• 気づいた後、どうするのか

を、事前に決めておく必要があります。

これは、
責任の押し付け合いを防ぐためでもあります。

調査で見えた共通点

導入がうまくいっている現場では、
この3点が、
文章ではなく、共通認識として存在していました。

細かいルールよりも、
「ここは人が見る」
「ここは仕組みに任せる」
という線引きが、明確です。

AIによる追加考察

自動化が失敗する多くのケースは、
仕組みの問題ではありません。

「考えるべきこと」と
「考えなくていいこと」を
分けていないことが原因です。

ホットフォルダは、
その境界線を
はっきりさせる仕組みでもあります。

静かなまとめ

ホットフォルダは、
入れれば終わり、ではありません。

何を任せ、
何を任せないか。

それを整理することが、
本当の意味での
「完全自動化」の第一歩なのかもしれません。

※注記（記事末）

本記事は、定型業務・ファイル処理に関する
業界横断の調査資料およびAIによる追加考察をもとに再構成しています。